Privacyverklaring HTS Installatietechniek

Dit is de privacyverklaring van HTS Installatietechniek, gevestigd te Koningsweg 38-09, 3762 EC Soest (hierna: "wij" of "ons"). In deze verklaring leggen wij uit hoe wij omgaan met de persoonsgegevens die wij verwerken van onze klanten, websitebezoekers en medewerkers. Wij nemen uw privacy zeer serieus en verwerken gegevens uitsluitend in overeenstemming met de Algemene Verordening Gegevensbescherming (AVG).

1. Contactgegevens

Voor vragen over deze privacyverklaring of over de verwerking van uw gegevens kunt u contact met ons opnemen via:

E-mail: info@htsinstallatietechniek.nl
Telefoon: 0356857233
Website: www.htsinstallatietechniek.nl
Adres: Koningsweg 38-09, 3762 EC Soest

2. Persoonsgegevens die wij verwerken

Wij verwerken uw persoonsgegevens doordat u gebruik maakt van onze diensten en/of omdat u deze gegevens zelf aan ons verstrekt. Hieronder vindt u een overzicht van de persoonsgegevens die wij verwerken:

Voor- en achternaam
Adresgegevens (straatnaam, huisnummer, postcode, woonplaats) voor werkzaamheden op locatie
Telefoonnummer (vast en/of mobiel) voor het maken van afspraken
E-mailadres voor planning, facturatie en digitale communicatie
Betalings- en factuurgegevens (zoals bankrekeningnummer/IBAN)
Installatiegegevens: Merk, type, bouwjaar, serienummer en de volledige onderhoudshistorie van uw technische installaties (zoals cv-ketels, warmtepompen, ventilatiesystemen, etc.)
Locatie- en voertuiggegevens via GPS-tracking op onze servicebussen (zie paragraaf 5 voor specifieke details)

3. Doelen en grondslagen van de gegevensverwerking

Wij verwerken uw persoonsgegevens voor de volgende specifieke doelen:

Uitvoering van de overeenkomst (Onderhoudscontracten)

Voor het inplannen, coördineren en uitvoeren van periodiek onderhoud aan uw installaties.
Voor het snel en efficiënt opvolgen van storingen en acute reparatieverzoeken.
Voor het bijhouden van de verplichte technische onderhoudshistorie per adres.

Administratieve en wettelijke verplichtingen

Voor de financiële afhandeling, facturatie en het innen van abonnementsgelden.
Om te voldoen aan wettelijke verplichtingen, zoals de fiscale bewaarplicht van de Belastingdienst.

Gerechtvaardigd belang (GPS-tracking & Bedrijfsvoering)

Voor een efficiënte routeplanning en logistieke planning van onze monteurs.
Voor de beveiliging van onze bedrijfsvoertuigen en gereedschappen tegen diefstal.
Als bewijslast bij eventuele discussies over de daadwerkelijk gewerkte uren of aankomsttijden op locatie.

4. Hoe lang we persoonsgegevens bewaren

Wij bewaren uw persoonsgegevens niet langer dan strikt nodig is om de doelen te realiseren waarvoor uw gegevens worden verzameld:

Klant- en contractgegevens: Gedurende de looptijd van uw onderhoudscontract en tot maximaal 2 jaar na beëindiging hiervan (om eventuele nazorg te kunnen bieden).
Financiële administratie en facturen: 7 jaar, conform de wettelijke fiscale bewaarplicht van de Belastingdienst.
GPS-locatiegegevens van voertuigen: Maximaal 30 dagen, tenzij er sprake is van een incident (zoals diefstal of een ongeval) waardoor de gegevens langer bewaard moeten blijven voor juridisch bewijs.

5. Specifieke bepaling omtrent GPS-tracking

Onze servicevoertuigen zijn uitgerust met een GPS-trackingsysteem. Dit systeem registreert live de locatie van de bus, de gereden routes, snelheden en stoptijden. Wij hebben hiervoor strenge privacy-waarborgen ingesteld:

De gegevens worden uitsluitend gebruikt voor planning, wagenparkbeheer, diefstalpreventie en urenverificatie.
Tijdens privétijd (indien de monteur de bus privé mag rijden) kan het systeem via een 'privé-schakelaar' handmatig worden uitgeschakeld of worden de gegevens geanonimiseerd, zodat de privacy van de medewerker volledig is gewaarborgd.
Alleen geautoriseerde medewerkers van de planning en directie hebben toegang tot deze data. De gegevens worden 7 jaar bewaard als bewijsvoering naar de belastingdienst i.v.m. aantonen geen privégebruik bedrijfsauto.

6. Delen van persoonsgegevens met derden

Wij verkopen uw gegevens niet aan derden. Wij verstrekken uw gegevens uitsluitend aan externe partijen als dit strikt noodzakelijk is voor de uitvoering van onze overeenkomst of om te voldoen aan een wettelijke verplichting. Denk hierbij aan:

Gespecialiseerde onderaannemers of zzp'ers die wij inschakelen om werkzaamheden namens ons bij u uit te voeren.
Leveranciers van onze plannings-, ERP- en facturatiesoftware.
De aanbieder van het GPS-voertuigvolgsysteem (verwerker).

Met bedrijven die uw gegevens verwerken in onze opdracht, sluiten wij een verwerkersovereenkomst om te zorgen voor eenzelfde niveau van beveiliging en vertrouwelijkheid van uw gegevens.

7. Gegevens inzien, aanpassen of verwijderen

U heeft het recht om uw persoonsgegevens in te zien, te corrigeren of te verwijderen. Daarnaast heeft u het recht om uw eventuele toestemming voor de gegevensverwerking in te trekken of bezwaar te maken tegen de verwerking van uw persoonsgegevens. Tot slot heeft u het recht op gegevensoverdraagbaarheid.

U kunt een verzoek tot inzage, correctie, verwijdering of gegevensoverdraging sturen naar [E-mailadres voor privacy-zaken]. Om er zeker van te zijn dat het verzoek door u is gedaan, kunnen wij u vragen om aanvullende identificatie. We reageren zo snel mogelijk, maar uiterlijk binnen vier weken, op uw verzoek.

Wij willen u er tevens op wijzen dat u de mogelijkheid heeft om een klacht in te dienen bij de nationale toezichthouder, de Autoriteit Persoonsgegevens.

8. Beveiliging van persoonsgegevens

HTS Installatietechniek neemt de bescherming van uw gegevens serieus en neemt passende technische en organisatorische maatregelen om misbruik, verlies, onbevoegde toegang, ongewenste openbaarmaking en ongeoorloofde wijziging tegen te gaan. Als u de indruk heeft dat uw gegevens niet goed beveiligd zijn of er aanwijzingen zijn van misbruik, neem dan direct contact op met onze klantenservice.